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La planificación por adelantado es fundamental para la seguridad de los empleados y para la supervivencia de su empresa.

  • La comunicación entre ambas partes es primordial antes, durante y después de un desastre.
  • Planifique cómo alertará usted a sus empleados y practique su plan de evacuación mediante simulacros y ejercicios con una frecuencia regular. Tome en cuenta cómo alertará usted a las personas que no pueden escuchar una alarma o instrucciones debido a discapacidades físicas.
  • Periódicamente, incluya información acerca de cómo estar preparado para una emergencia en boletines informativos, en la intranet de la compañía, a través de correos electrónicos periódicos a los empleados y mediante otras herramientas de comunicación interna.
  • Considere establecer un cronograma de llamadas telefónicas, una página protegida con contraseña en el sitio Web de la compañía, un alerta por correo electrónico o una grabación por llamada de voz para comunicarse con los empleados en el caso de una emergencia.
  • Designe un número de teléfono fuera de la ciudad en el cual los empleados puedan dejar un mensaje diciendo "Estoy Bien" en el caso de un desastre catastrófico.
  • Proporcione a todos sus compañeros de trabajo tarjetas que puedan llevar en sus billeteras detallando las instrucciones acerca de cómo obtener información de la compañía en una situación de emergencia. Incluya números de teléfono o contraseñas de Internet para fácil referencia.
  • Asegúrese de haber establecidos miembros del personal que sean responsables de comunicarse regularmente con los empleados.
  • Identifique compañeros de trabajo dentro de su organización que tengan necesidades especiales e involucre a las personas con discapacidades en la planificación para casos de emergencia. Pregunte acerca de dificultades de comunicación, limitaciones físicas, instrucciones de equipos y procedimientos médicos.
  • Identifique a aquellas personas que deseen ayudar a los compañeros de trabajo que tienen discapacidades y asegúrese de que puedan realizar dicha tarea. Esto es particularmente importante si alguien necesita ser levantado o llevado en brazos.

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Planificación de la Continuidad de Operaciones

Cuan pronto su compañía puede volver a estar funcionando luego de un desastre a menudo depende de la planificación que usted haga hoy. Comience a planificar ahora cómo mejorar la posibilidad de que su compañía sobreviva y se recupere.

  • Evalúe cómo funciona su compañía, tanto interna como externamente, para determinar qué personal, materiales, procedimientos y equipos son absolutamente necesarios para mantener funcionando la empresa.
  • Identifique sus proveedores, consignadores, recursos y otras empresas con las cuales usted debe interactuar diariamente.
  • Planifique lo que usted hará si su edificio, planta o almacén no están accesibles. A menudo este tipo de planificación es mencionada como plan de continuidad de operaciones, o COOP (por sus siglas en inglés), e incluye todas las facetas de su empresa.
  • Planifique la continuidad del pago de los salarios.
  • Decida quién debe participar en el armado de su plan de emergencias.
  • Defina por adelantado procedimientos de manejo de crisis y responsabilidades individuales.
  • Coordine con otros, incluyendo otras empresas en su área, administradores locales de emergencia, organizaciones comunitarias, proveedores de servicios públicos, etc.
  • Revise sus planes de emergencia anualmente. De la misma manera que su empresa se modifica con el pasar del tiempo, también lo hacen sus necesidades de estar preparado. Cuando usted contrate nuevos empleados o cuando existan cambios en cómo funciona su compañía, usted debe actualizar sus planes e informarle a su gente.

Se puede encontrar información más detallada acerca de planificación, incluye plantillas para desarrollar un plan de continuidad de operaciones en el Kit de Herramientas de Supervivencia en caso de Emergencia para Empresas. [en inglés] (check business toolkit)

 

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